Hoe doe ik efficiëntie?
Efficiënt werken klinkt positief. Het wordt vaak geassocieerd met winst behalen, tijd over houden, geordend zijn. Dat willen we allemaal wel. Maar ja, hoe doe je dat, efficiënt werken? Het is niet een kwestie van sneller werken. Alhoewel sommige werkgevers dat wel aan hun werknemers vragen en het dan efficiënter werken noemen. Daarom hierbij een aantal tips om efficiënter te kunnen werken.
Optimale omstandigheden
Efficiënt werken is het optimaal inzette van tijd, mensen en middelen. We willen niet te veel, maar ook niet te weinig tijd ergens aan besteden. Het moet namelijk inhoudelijk wel goed zijn en we willen het niet afraffelen. Daarnaast gaat het om het inzetten van de juiste mensen. We hebben het dan over mensen met de juiste vaardigheden en kennis. Dit betekent ook dat het slim kan zijn om eerst tijd te investeren in het goed instrueren van iemand, zodat deze persoon daarna voldoende kennis heeft om het correct uit te voeren. Werken op de juiste plek en het inzetten van hulpmiddelen kan ook bijdragen aan efficiënt werken. Het is namelijk veel slimmer om looproutes zo kort mogelijk te houden. En het vervoeren van materialen kan vaak sneller en makkelijker wanneer je een karretje gebruikt in plaats van het zelf te dragen.
Manage je eigen werk
Wanneer de juiste omstandigheden zijn gecreëerd, gaat het erom hoe je zelf je werk en werkplek optimaal inricht.
1. Optimale werkplek
Om efficiënt te kunnen werken is een opgeruimde werkplek essentieel. Je wilt snel zaken kunnen vinden, je wilt niks kwijt raken en je wilt niet afgeleid worden. Een voorwaarde die hierbij hoort is uitgerust op je werk komen. Als je moe bent zal je je minder goed kunnen concentreren en ben je minder productief.
2. Optimale planning
Om te weten met welke taak je moet beginnen, start je met het maken van een takenlijst. Wat moet er allemaal gebeuren? Deze taken zullen mogelijk een deadline hebben. En de ene taak heeft een hogere prioriteit dan de andere. We geven daarom alle taken een mate van prioriteit. Vervolgens zullen de taken op basis van deze prioritering moeten worden ingepland. Dit vergt mogelijk enige afstemming met collega’s. Wanneer is jouw collega beschikbaar voor overleg, samenwerking of instructie? Na deze feedback van je collega kun je jouw planning definitief maken.
3. Vasthouden en bijsturen
Niet alles loopt altijd zoals gepland. Taken kunnen inhoudelijk wijzigen, er komen taken bij. Het is dus de kunst om je planning te volgen, maar bij te stellen waar nodig. Geef nieuwe taken een prioriteit en plan ze in. Blijf het overzicht op je planning houden en houd daarbij de deadlines in de gaten. En als er iets wijzigt, vraag je dan af: Moet ik hier mijn collega of klant van op de hoogte stellen?
Loop je vast? Begin dan weer bij stap 1 en volg de 3 stappen om weer structuur in de chaos aan te brengen.
Efficiënt werken kan op verschillende niveaus in een organisatie worden geïmplementeerd. Bovenstaande tips zijn op persoonsniveau. Wilt u meer weten over efficiënt werken op organisatieniveau? Neem dan contact op via 06-83445676 of stuur een e-mail naar info@optimaalinbedrijf.com.
November 2020