ISO 9001. Een last of een zegen?
Het komt regelmatig voor dat je alleen je product of dienst kan aanbieden als je ISO 9001 gecertificeerd bent. Een klant doet anders geen zaken met je. Voor deze certificering “moet” je een kwaliteitsmanagementsysteem opzetten en hier uitvoering aan geven. Maar wanneer je bedrijf ontwikkelt en je meer structuur nodig hebt, biedt een kwaliteitsmanagementsysteem juist een uitkomst. Wie wil er nou niet efficiënter werken en knelpunten in het werk tijdig opmerken? Oftewel, is ISO 9001 een last of een zegen?
Of je bedrijf nu stabiel doorgaat of dat je bedrijf groeit en ontwikkelt, je hebt werkwijzes en afspraken nodig. Je wilt niet dat iemand “vergeten” is om stuurkaarten voor de machines in te kopen. Want dat zou de ander toch doen? Of dat de productiemedewerker de machine ongestikkerd en zonder handleiding oplevert. Want ja, dat stond nergens. Veel fouten of vergeten stappen kunnen worden opgelost door het vastleggen van werkwijzes, oftewel procedures. Wanneer je afspraken maakt over hoe je werk uitvoert en met welke hulpmiddelen je dit doet, wordt het werk ook een stuk makkelijker. Je hoeft niet elke keer opnieuw na te denken welke stappen je moet doorlopen of welk formulier je moet gebruiken.
Als je vervolgens gaat controleren of er volgens de procedures wordt gewerkt, kun je snel knelpunten ontdekken. Soms weten medewerkers de hulpmiddelen niet te vinden, zijn er stappen niet in de procedure opgenomen of botst de procedure met andere werkwijzes. Door vervolgens de procedures aan te passen blijf je het werkproces verbeteren. Hierdoor haal je steeds meer knelpunten uit je werkproces en verhoog je de kwaliteit van het product cq. dienst en daarmee de kwaliteit van het bedrijf.
Naast procedures is het belangrijk vast te leggen wie waarvoor verantwoordelijk is. Dus wie voert welke taak uit. Maar mag iedereen zomaar die taak uitvoeren? Bevoegdheden dienen dus ook vastgelegd te worden. Bij verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn ook vaardigheden en kennis nodig. Kan iedereen een CNC draaibank bedienen of onderhandelen met klanten? Of is daar een opleiding voor nodig? Om invulling te geven aan het zo goed mogelijk uitvoeren van de werkzaamheden door de juiste personen, zijn dus aanvullende afspraken nodig. Deze aanvullende afspraken en de controle op de procedures zijn omschreven in de ISO 9001 norm. Al deze afspraken en procedurs samen vormen het kwaliteitsmanagementsysteem.
Maar moet ik mijn kwaliteitsmanagementsysteem dan ook laten certificeren volgens ISO 9001? Er zijn verschillende redenen waarom je wel of niet kiest voor certificering. Een ISO 9001 certificaat geeft een signaal naar je klanten dat je bezig bent met continu verbeteren. Daarnaast is een auditor die elk jaar langs komt een stok achter de deur om ook werkelijk te blijven verbeteren. Het voorkomt dat het geheel verwatert door het stoppen met controleren en analyseren. Wanneer je puur een structuur wilt hebben met werkwijzes en afspraken is certificeren niet nodig. Denk er dus goed over na wat voor jou de beste manier is.
Meer weten over het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem? Bel naar 06-83445676 of stuur een e-mail naar info@optimaalinbedrijf.com.
Februari 2019