Groeien is veranderen
Uw bedrijf groeit, maar groeit u ook mee? Wanneer een bedrijf zich ontwikkelt, meer omzet gaat maken en meer personeel aanneemt, verandert de organisatie. De structuur verandert, de taken veranderen en de communicatie onderling wordt anders. Dit betekent dat er een aantal bewuste keuzes moeten worden gemaakt over hoe de organisatie moet functioneren.
Kenmerken van een groeiende organisatie
Als een organisatie groeit, zijn er vaak herkenbare situaties die ontstaan. Denk aan:
- Wanneer werkzaamheden toenemen zullen bestaande functies niet altijd meer door één persoon kunnen worden uitgevoerd. Kies je dan voor twee mensen die één functie uitvoeren of wordt de functie gesplitst in twee nieuwe functies.
- Met meer productie zullen de werkplaats en het magazijn steeds voller worden. Je moet je voorraad en gereed product kwijt. Elke keer weer een nieuw plekje zoeken voor onderdelen. Hierdoor gaat de logica van de indeling soms verloren en raken de looppaden en rijroutes vol.
- Waar eerst één iemand veel uit zijn hoofd wist en de taken uitvoerde, moeten nu meerdere personen toegang hebben tot die informatie. Wanneer informatie niet wordt opgeschreven of niet op een gedeelde plek staat, kan men niet bij deze informatie.
De risico’s en valkuilen
Wanneer er knelpunten ontstaan door groei en er niks aan wordt gedaan, ontstaan er risico’s die schadelijk kunnen zijn voor het bedrijf. Denk aan:
- Door een gebrek aan taakverdeling en communicatie kunnen taken tussen wal en schip vallen. Werk blijft liggen. Het bekende “dat zou jij toch doen?”. Hierdoor wordt de klant niet bediend zoals de bedoeling was.
- Wanneer informatie niet correct wordt genoteerd en opgeslagen, kan informatie kwijt raken of iemand kan er niet bij. Dit levert vertraging op, waardoor er minder snel en minder volledig werk kan worden opgeleverd.
- Met meer mensen in een bedrijf is er meer sturing en coördinatie nodig. De directeur krijgt hier steeds meer een dagtaak aan. Hierdoor blijft zijn oorspronkelijke werk liggen of men krijgt geen sturing. Dit heeft tot gevolg dat men langs elkaar heen werkt en er geen afstemming is.
Het aanpakken van groei
Alhoewel elke organisatie anders is, zijn er voor veel organisaties overeenkomsten in knelpunten maar ook in oplossingen. Om grip te houden op groei kan je het volgende toepassen:
- Bepaal of je alle opties (product / dienst) wilt blijven aanbieden aan de klant. Of kan je je beter gaan focussen op de best sellers en producten met de meeste marge. Door focus aan te brengen in je assortiment kan je vaak je productieproces efficiënter gaan inrichten. Je hebt minder verschillende onderdelen nodig en soms ook minder specialistische kennis.
- Denk eens na over je magazijnbeheer. Wat moet je op voorraad hebben liggen en wat kan je met een korte levertijd op het laatste moment inkopen? Hierdoor moet je ook anders gaan plannen en inkopen.
- Bepaal opnieuw je organisatiestructuur. Welke functies zijn er ontstaan en hoe communiceren zij met elkaar? Bedenk hierbij goed of de werklast per functie nog reëel is. Het kan zijn dat je hierdoor mensen moet ontslaan die niet mee kunnen groeien of nieuwe mensen moet aannemen voor nieuwe functies die zijn ontstaan.
- Werk de nieuwe organisatiestructuur uit in functieomschrijvingen en procedures. Op deze manier weet men wat zijn verantwoordelijkheden zijn.
- Informatie moet voor de juiste personen toegankelijk zijn. Uit de procedures blijkt welke informatie waar moet worden opgeslagen. Bepaal daarbij ook wie welke bevoegdheid heeft om iets in te zien. Kan de juiste persoon bij de juiste informatie?
- Communiceer de nieuwe structuur, functies en de daarbij behorende verwachtingen. Het kan goed zijn dat sommige medewerkers zelfstandiger moeten gaan werken en dat sommige juist meer een planning moeten gaan volgen.
- Plan overleg in voor onderlinge afstemming. Door groei ontstaat er meer informatie en meer personen waar de informatie mee moet worden gedeeld. Een goede communicatie- en overlegstructuur is daarbij van belang.
Groei van een organisatie is vaak een complexe ontwikkeling. Naast organisatorische ontwikkelingen veranderen ook de financiën en de strategie. Een bedrijfskundige kan in deze tijd van groei adviseren. Wat vaak ook rust en overzicht geeft, is een ISO 9001-systeem. Dit borgt nieuwe werkwijzen en de verantwoordelijkheden en communicatie die daarbij horen. Meer weten over structuur aanbrengen in de organisatie? Neem contact op via het contactformulier.
september 2023